CÓMO CREAR Y ORGANIZAR CONTACTOS EN TNTWARE
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Crear y organizar contactos en TNTware es tu primer trabajo con el programa: registrar los datos esenciales de 10–20 personas o iglesias, asignar a cada una una etapa de relación, anotar la acción pendiente y crear una tarea con fecha. La acción mínima por contacto es esa combinación: etapa de relación + acción pendiente + tarea con fecha. No empieces con cientos; empieza con pocos y aprende el flujo.
Qué registrar primero en cada contacto
Para cada contacto, registra primero lo esencial:
Nombre completo.
Teléfono y correo.
Dirección, si la tienes.
Relación contigo o con el ministerio.
Próximo paso: llamar, escribir, visitar, agradecer o esperar respuesta.
Recuerda la regla principal de TNTware: cada dato debe llevar a una acción. No necesitas llenar todos los campos; necesitas lo que te ayude a cuidar esa relación. La lista de 10–20 personas que preparaste en ¿Qué es TNTware y para qué sirve? Antes de abrir el programa es tu punto de partida.
Las cinco etapas de relación
Después de registrar lo esencial, asigna una etapa de relación. La etapa explica quién es la persona en el proceso; la acción pendiente explica qué debes hacer después. Son dos cosas distintas y las dos son necesarias.
Usa estas etapas:
Nuevo contacto. Todavía no has presentado la visión.
Presentación pendiente. Necesitas pedir una reunión o llamada.
Decidiendo. Ya escuchó la visión y está pensando si quiere participar.
Socio activo. Participa con oración, apoyo financiero, conexiones u otra ayuda.
Pausado / sin respuesta. No ha respondido o el proceso está detenido por ahora.
Estas etapas siguen el camino del desarrollo de socios: conectar, comunicar, pedir, agradecer y cuidar. Mirar tu lista por etapas te dice de un vistazo a quién todavía no le has presentado la visión y quién ya camina contigo.
Las acciones pendientes
Luego agrega una acción pendiente. Esto te dice qué debes hacer con esa persona:
Agradecer.
Llamar.
Enviar información.
Visitar.
Orar / dar seguimiento.
La acción pendiente no reemplaza la tarea. La tarea es la acción con una fecha concreta. Así, cuando abras TNTware en tu bloque semanal, no tendrás que recordar qué seguía con cada persona: el sistema te lo muestra.
Tres ejemplos de contactos bien registrados
Estos ejemplos muestran cómo se ve la acción mínima en la práctica.
Contacto nuevo. Etapa: Nuevo contacto. Acción pendiente: Llamar. Nota: «Conocido por la iglesia. Puede estar interesado en escuchar la visión». Tarea: «Escribir el jueves para pedir una llamada».
Socio activo. Etapa: Socio activo. Acción pendiente: Agradecer. Nota: «Dio por primera vez en junio. Agradecer personalmente». Tarea: «Enviar mensaje de gracias hoy».
Persona decidiendo. Etapa: Decidiendo. Acción pendiente: Enviar información. Nota: «Pidió tiempo para revisar su presupuesto familiar». Tarea: «Enviar resumen de apoyo mensual el lunes».
Fíjate en que cada nota es breve, da contexto y apunta a una acción. Y cada tarea tiene un día. Cómo seguir alimentando ese historial después de cada conversación se explica en Seguimiento de comunicación y reportes en TNTware.
Evita los duplicados
Antes de crear un contacto, búscalo. Un duplicado divide notas, tareas y donaciones entre dos fichas, y con el tiempo dejas de saber qué pasó realmente con esa persona. Buscar antes de crear es una de las cinco buenas prácticas semanales que verás en Buenas prácticas, seguridad y rutina semanal en TNTware.
Antes de seguir, confirma que cada contacto tiene una etapa de relación, una acción pendiente y una tarea concreta con fecha. Si alguno no la tiene, todavía no está listo.
Cómo te prepara Reflejo
Reflejo es una agencia misionera creada por latinos, para latinos, que envía obreros a largo plazo entre pueblos no alcanzados y los acompaña en el desarrollo de socios ministeriales. Esta guía de la Serie Recursos Fundamentales enseña a los candidatos a ordenar sus contactos para que ninguna relación quede sin próximo paso. Si quieres prepararte para servir en otra cultura, el Centro de Formación de Reflejo ofrece cursos prácticos y el Coaching en Misiones es una capacitación virtual y gratuita para pastores y líderes. Para dar el siguiente paso, aplica a Reflejo o escríbenos a info@reflejo.org.
Preguntas frecuentes
¿Con cuántos contactos debo empezar en TNTware?
Con 10–20 personas o iglesias. Empezar con pocos te permite aprender el flujo de etapa, acción pendiente y tarea antes de agregar más.
¿Cuál es la diferencia entre etapa de relación y acción pendiente?
La etapa explica quién es la persona en el proceso (nuevo contacto, presentación pendiente, decidiendo, socio activo o pausado). La acción pendiente explica qué debes hacer después: agradecer, llamar, enviar información, visitar u orar y dar seguimiento.
¿Qué pasa si creo un contacto duplicado?
El duplicado divide notas, tareas y donaciones entre dos fichas, y pierdes el hilo de la relación. Por eso, antes de crear un contacto nuevo, búscalo en la base de datos.
Profundiza: este artículo se basa en el folleto Cómo usar TNTware para Desarrollo de Socios Ministeriales, de Dave Matthews y Erick Lovera (Serie Recursos Fundamentales de Reflejo). Descarga el folleto completo aquí.